Cuando hablamos de gastos en la actividad empresarial, ya seas autónomo o una empresa, los facturas simplificadas (restaurantes, taxis, compras pequeñas, etc.) son una parte fundamental del día a día. Sin embargo, para que sean aceptados como justificantes en caso de una inspección de la Agencia Tributaria (AEAT), es imprescindible gestionarlos correctamente.
En este artículo te explicamos qué dice la normativa y te presentamos varias soluciones para digitalizar, organizar y conservar las facturas simplificadas de manera eficiente.
¿Qué exige la AEAT sobre las facturas simplificadas?
Conservación obligatoria:
Debes guardar una copia de las facturas simplificadas, ya sea en formato físico o digital. Si no puedes presentar estos justificantes, la AEAT podría rechazar esos gastos como deducibles.Pago con medios electrónicos en restaurantes:
Es obligatorio que los gastos de restauración se paguen con tarjeta, transferencia u otro medio electrónico. Los pagos en efectivo no se aceptarán como deducibles.Digitalización válida:
Si decides conservar las facturas simplificadas en formato digital, asegúrate de que el proceso cumple con los requisitos legales de la AEAT: la copia debe ser legible, íntegra y completa. Una vez digitalizado correctamente, el tiquete en papel puede eliminarse.
Opciones disponibles para gestionar tus facturas simplificadas
Existen varias herramientas y servicios para ayudarte a cumplir con estas obligaciones de forma sencilla. Algunas son gratuitas y otras tienen coste, pero todas facilitan la organización de los gastos y la deducción fiscal.
1. Herramientas de pago para convertir tiquets o facturas simplificadas en facturas
Estas soluciones convierten los tiquetes de ciertos establecimientos en facturas legales, lo que permite recuperar el IVA deducible de forma automatizada:
- DevoluIVA
Esta plataforma colabora con muchos establecimientos adheridos y automatiza la conversión de facturas simplificadas en facturas. Además, ayuda a recuperar parte del IVA soportado en estos gastos.
👉 Más información en: devoluiva
2. Soluciones gratuitas para digitalizar y almacenar facturas simplificadas
Si solo buscas organizar las facturas simplificadas y conservarlas digitalmente, estas opciones pueden ser ideales:
- OkTicket
Una herramienta sencilla y gratuita para digitalizar las facturas simplificadas y generar resúmenes en Excel, facilitando su gestión y control.
👉 Descubre más en: www.okticket.es
3. Apps para escanear y subir facturas simplificadas automáticamente de GCE Group
- Biloop de GCE Group
Esta app permite fotografiar tiquetes y facturas desde tu móvil o tablet. Los archivos se suben automáticamente a su plataforma digital. Solo necesitas tu COD 66 y tus credenciales de acceso (DNI y contraseña). Si no dispones de ellas
4. ERPs con módulos específicos para fcaturas simplificadas
Muchos sistemas ERP, como Odoo o ERPLoop, ya incluyen módulos dedicados para la gestión de facturas simplificadas, integrándose con la contabilidad y simplificando su tratamiento.
Aspectos clave a tener en cuenta
Homologación por la AEAT:
Algunas herramientas están homologadas por la AEAT para garantizar la validez legal de los documentos digitalizados. Antes de elegir una solución, confirma que cumpla con estos requisitos.IVA deducible:
Recuerda que no todos los gastos permiten deducción del IVA, aunque tengas el tiquete o la factura. Es importante revisar si el gasto está directamente relacionado con tu actividad.
Conclusión
Gestionar adecuadamente los tiquetes es una tarea clave para cumplir con las normativas fiscales y optimizar las deducciones de tu negocio. Con las herramientas disponibles hoy en día, digitalizar y organizar estos documentos puede ser sencillo y eficaz.
En GCE Group estamos para ayudarte. Si tienes dudas sobre cómo gestionar tus tiquetes o necesitas asesoramiento fiscal, no dudes en contactarnos. Juntos encontraremos la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
Puedes ampliar tus conocimientos sobre la deducibilidad de los gastos en
Requisitos para deducir el IVA: Más allá de las facturas
